Oplossing
Afspraakautomatisering
Minder no-shows en inbox pingpong. Wij automatiseren bevestigingen, herinneringen en verzetlinks rond jouw planningstools terwijl medewerkers uitzonderingen blijven beheersen.
Bekijk de sfeerbeelden
Technische ondersteuning
Sfeerbeelden van een medewerker die vragen op afstand behandelt.
Dit zijn rechtenvrij te gebruiken sfeerbeelden, geen opnamen van VDB-medewerkers of klantprojecten. Afspelen start alleen wanneer je daarvoor kiest.
Agenda's raken vol; opvolging gebeurt nog steeds handmatig
Klanten vergeten slots, medewerkers typen dezelfde reminders opnieuw en dubbele boekingen glippen erdoor als systemen niet praten. Handmatige sms- en e-mailketens houden volume niet bij.
Agenda-bewuste herinnerings- en bevestigingsflows
Wij koppelen jouw boekingsbron, sturen tijdige bevestigingen en herinneringen, bieden duidelijke verzetpaden en waarschuwen jouw team wanneer een menselijk besluit nodig is.
Wat is inbegrepen
- Boekingsbevestigingsberichten
- Meertraps herinneringssequenties
- Instructielinks voor verzetten / annuleren
- Interne alerts bij risicovolle of gewijzigde boekingen
- Tijdzone- en bufferbewuste timing waar ondersteund
- Optionele mix van WhatsApp en e-mail
Voordelen
Minder vergeten afspraken door tijdige herinneringen
Minder handmatig copy-paste voor receptie of ops
Duidelijkere klantcommunicatie vóór het bezoek
Fundament voor review-uitnodigingen na de afspraak
Werkwijze
- Audit van bookingtools en no-show-patronen
- Berichtcadans en uitzonderingsregels ontwerpen
- Integreren, testen met sandboxboekingen
- Livegang met eigenaarschapshandleiding voor medewerkers
Integraties
- Gangbare planningstools via API of webhooks waar beschikbaar
- Google Calendar / Microsoft 365 indien gescoped
- E-mail- en WhatsApp-kanalen
- CRM-notities voor afspraakuitkomsten
Beveiliging & privacy
- Afspraakdetails alleen met de juiste partijen delen
- Veilige webhookverificatie wanneer platforms dat steunen
- Medewerkersrollen voor wie automatiseringsregels mag wijzigen
- Geen oversharing van medische of gevoelige notities in herinneringen
Voor wie
- Klinieken, salons, consultants en buitendienstteams
- Bedrijven met hoog boekingsvolume
- Teams die al een digitale agenda of boekingspagina gebruiken
Niet inbegrepen
- Gegarandeerde percentages minder no-shows
- Bemanning van jouw receptie
- Medische triage of klinisch advies via automatisering
- Onbeperkte last-minute custom berichtcampagnes
Uitbreidingen
- Reviewflows na afgeronde bezoeken
- WhatsApp AI voor boekingsvragen
- Diepere maatwerk boekings-UI als maatwerksoftware
Veelgestelde vragen
- Kunnen klanten herbocken zonder te bellen?
- Vaak ja, via links naar jouw bestaande planningstool. Complexe uitzonderingen gaan alsnog naar jouw team.
- Spammem reminders niet?
- We zetten frequentiecaps en rusturen. Jij keurt de cadans goed vóór livegang.
- Vervangen jullie onze boekingssoftware?
- Meestal versterken we wat je al gebruikt. Een volledig maatwerk boekingsproduct is een apart maatwerksoftware-traject.
Gerelateerde oplossingen
Interesse in deze oplossing?
Neem contact op of vraag een vrijblijvende offerte aan. We helpen je de juiste aanpak te kiezen.